キッティングサービスのメリット・デメリットをわかりやすく解説

キッティングサービスは、IT機器の導入や更新などの際に、それらをセットアップしたうえで納品してくれる便利なサービスです。

キッティングは自社でも対応できることですが、外部業者に依頼することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
企業が得られるキッティングサービスの活用メリットや注意点を解説します。

キッティングサービスとは

キッティングサービスとは、社用のPCやスマホをはじめ業務で使用するIT機器の設定やセットアップなどを代行してくれるサービスのことです。
購入したばかりのPCやスマートフォンを業務で使える状態にするには、必要なOSやソフトウェアをインストールしたり、プリンターなどとネットワーク設定をしたり、セキュリティパッチを適用したりと、さまざまな作業が発生します。

こうした作業を外部のサービス提供会社が代行し、利用者がすぐに使える状態で納品してくれることが、キッティングサービスを利用するメリットです。

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キッティングサービスのメリット

キッティングサービスを利用することで、作業負担の軽減やIT機器の品質担保、セキュリティの強化など、さまざまなメリットを享受できます。
サービスを利用する企業が得られるメリットについて説明します。

作業負担を軽減できる

情報システム部門や社員などが実施する作業負担を軽減できることが、キッティングサービスを利用するメリットの一つです。
キッティングは開梱に始まり、初期動作の確認、OSやソフトウェアのインストール、周辺機器との接続など、さまざまな作業が発生します。
利用するIT機器の台数が多いほど、情報システム部門の担当者や社員の作業負担が大きくなり、コア業務への影響も顕在化するでしょう。
外部のキッティングサービスを活用すれば、自社の作業負担を大幅に軽減できますし、機器が届けばすぐに利用できます。
また、キッティングのプロが対応してくれるため、設定なども短期間で完了。専門的な知識やスキルが必要な作業も、自社で対応するよりスムーズです。

品質が保てる

キッティングは、作業者のスキルやノウハウに左右される作業です。
自社で実施すると、作業者によっては設定を誤ったり必要なソフトウェアがインストールされていなかったりと、人為的ミスが発生しやすくなります。

キッティングサービスの提供会社では、専門的な知識を有するプロが顧客の要件に応じて作業を行うため、作業者ごとのバラツキを防げます。
多様なデバイス・ソフトウェアの特徴も熟知していますから、抜け漏れのないキッティングを実現できるのです。

また、同じ仕様のIT機器をキッティングする際には、「クローニング」という方法で実施することも、品質の担保につながります。
クローニングとは、マスターとなるPCやスマートフォンの環境を作成し、それを他の端末にコピーする方法のこと。
同じ仕様の端末を、一度に大量にキッティングできます。

マスターPCの作成からクローニングまでをITのプロが対応することで、品質の均一化と作業負担の軽減を両立できます。

セキュリティの強化

セキュリティに関しても、プロが対応してくれるので安心です。
アンチウイルスソフトウェアのインストールをはじめ、専門知識を有する作業者がセキュリティ対策を実施。
ミスや設定漏れといったリスクを軽減でき、導入後のウイルス感染や情報漏えいといった重大問題の発生も抑えられます。

もちろん、企業ごとに異なるセキュリティ方針にも対応可能です。
ウェブサイトのフィルタリング、許可のないアプリのインストールや設定変更の制限など、自社のセキュリティ方針に合わせてキッティングしてくれます。
セキュリティリスクを未然に防ぐうえでも、キッティングサービスは有効です。

なお、サービス提供会社のなかには、監視カメラや入退室管理といった万全のセキュリティ環境下で作業を行うところもあります。
自社で利用中のIT機器をキッティングする際には、サービス提供会社のセキュリティ体制も確認しておきましょう。

ITライフサイクルマネジメントを効率化できる

サービス提供会社のなかには、導入前の計画立案やIT機器の回収・データ消去など、キッティングの前後に必要な作業も対応できるところがあります。
こうしたところにキッティングを依頼すれば、ITライフサイクルマネジメント（LCM）の効率化も実現できるでしょう。

一例として、東信システムサービスでは、お客様の要求を満たすIT機器の選定や調達、搬入方法といった導入計画の立案から対応します。
導入後も、システムへのデータ登録や変更、追加機器や代替機の発送、修理依頼の代行、一時保管・リフレッシュ作業など、IT機器の運用支援にも対応。
さらに、不要になった機器の回収やデータ消去、廃棄まで一貫してサポートできます。

これにより、情報システム部門の担当者様の業務負担軽減や、コア業務に集中できることで生産性の向上にも貢献します。

作業場所の確保が不要

キッティングは、IT機器を箱から出す開梱作業から始まります。
そして、設定やセットアップが終わった機器は箱に戻して保管します。
つまり、作業スペースだけでなく、空箱を保管するスペースも必要で、大量のIT機器をキッティングする場合は広いスペースを確保しなければなりません。

キッティングサービスを利用すれば、自社で作業スペースを確保する必要がありませんし、そのスペースを確保するために業務を一時ストップすることもなくなります。

キッティングサービスのデメリット

キッティングサービスを利用すれば、上記のようなメリットを享受できる一方で、注意点もいくつかあります。
以下の点はあらかじめ対策を施すなどして、キッティングサービスを利用しましょう。

費用が発生する

キッティングサービスを利用すれば、サービス内容に応じた料金が発生します。
一般的なサービス提供会社では、作業ごとに料金が定めており、内容や工数によってトータル費用が異なります。
費用の確認には、見積もりの依頼が必要です。

また、キッティングの台数が少ない場合は、コストメリットが得られない可能性があります。
自社で対応するときの労力や人件費と、サービス提供会社の見積もりを比較したうえで利用を検討するのが堅実です。

情報共有や調整が必要

自社の作業負担を軽減するには、サービス提供会社との密なコミュニケーションも大事です。
コミュニケーションが不足すると、必要な設定やソフトウェアのインストールなどに抜け漏れが発生し、自社で対応する作業が増えてしまいます。
依頼内容やスケジュール確認など、サービス提供会社との打ち合わせや調整の手間が生じる点も、キッティングサービスを利用するデメリットといえます。

初めて依頼する場合はスモールスタートから始めて、サービス提供会社とのコミュニケーションが円滑になってから拡張していくのも一手でしょう。

セキュリティリスクが発生する場合がある

キッティングサービスの提供会社は、顧客と十分に打ち合わせをしたうえで作業を進めますが、情報共有や調整不足などが原因で作業ミスが発生するケースも稀にあります。

とくに、既存のIT機器をリプレイスする際は、作業ミスが原因で個人情報や機密情報の漏えいといったセキュリティリスクを招くおそれがあるため、慎重に検討しなければなりません。
サービス提供会社がアクセスできるデータの整理など、依頼する企業側にも適切な対策が求められるのです。

こうしたリスクを低減するには、信頼できるサービス提供会社に依頼することもポイントの一つです。
提供会社の実績などを確認したうえで、依頼するところを選びましょう。

まとめ

キッティングサービスの利用には、メリットもあればデメリットもあります。
利用を検討する際には、どちらのほうが大きいのかを比べることが大事です。
そのうえで、自社が求める要件に対応できるサービス提供会社を選ぶとよいでしょう。

東信システムサービスでは、お客様のご要望を丁寧にヒアリングするほか、現状のシステムや業務分析、将来必要なシステムなども洗い出したうえで、適切なキッティングサービスをご提案します。
導入前のシステム検証から導入展開、保守、リース終了時のデータ消去まで一貫したサポートも提供できますので、利用を検討されている方はお気軽にご相談ください。